Checklist do eSocial: acompanhe o passo a passo para adequação

Acompanhe o Checklist do eSocial

Confira o passo a passo a seguir para se adequar com segurança à nova obrigatoriedade do Governo Federal.

1) Qualificação Cadastral

Essa é a ação primordial para fazer a transmissão dos dados ao eSocial com eficiência e sem erros. Realize a qualificação cadastral e providencie a regularização dos empregados e autônomos que se encontraram com alguma pendência.

É muito importante que, ao transmitir todos os dados cadastrais dos trabalhadores, as informações estejam corretas para que não tenha o retrabalho de fazê-las novamente.

2) Tenha um RH/Pessoal informado e invista em capacitação

Tenha no seu quadro de trabalhadores, principalmente os que irão trabalhar diretamente com os dados enviados ao eSocial, colaboradores capacitados com conhecimento em legislação trabalhista, previdenciária e conscientes da importância e complexidade do projeto.

Caso não tenha, sugiro que possa investir em treinamento para que possam entender a fundo todas as mudanças e informações da legislação, contratar uma consultoria ou terceirizar o serviço.

3) Organize seus Processos Internos

Essa é a hora de rever todos os processos existentes em áreas como RH, financeiro, contabilidade, TI e até mesmo jurídico. Se a rotina da equipe já vai ter uma mudança porque não reorganizar os processos?

Verifique em quais deles você pode encaixar as mudanças do eSocial. No final, você vai perceber que essa nova obrigatoriedade consegue diminuir alguns processos manuais e complexos, otimizando a produtividade da equipe.

4) Cargos x CBOS

O CBO (Classificação Brasileira de Ocupação) é um documento, do Ministério do Trabalho, que reconhece, nomeia e codifica os títulos e descreve as características das ocupações.

Outro fator extremamente importante é verificar se a descrição dos cargos ocupados hoje estão de acordo com os cargos estabelecidos pela CBO, já que essas informações entram no cadastro dos trabalhadores transmitidos para o eSocial.

5) Rubricas

Geralmente, as empresas utilizam uma tabela de rubricas configurada dentro do software utilizado para a folha de pagamento. Então, nem sempre as rubricas que eram utilizadas são todas as mesmas exigidas pelo eSocial.

Então, mapeie todas as rubricas com a natureza exigida pelo eSocial como indicativo de incidência do INSS, FGTS, IRRF e contribuição sindical de acordo com a legislação e faça a adequação, se necessário.

Em outras palavras, tenha certeza que as rubricas da folha constem na tabela de rubricas do eSocial, garantido a correspondência entre elas.

6) Laudos de Segurança e Medicina do Trabalho

Verifique se a empresa está em dias com as normas regulamentadoras. Dentre elas, estão os laudos de PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, LTCAT – Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho, PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário.

Reforçamos que os laudos são obrigatórios para todas as empresas que possuam 01 ou mais empregados.

7) Estagiários

Apesar de serem considerados trabalhadores sem vínculos empregatícios, as informações dos estagiários também devem ser transmitidos ao eSocial.

O Programa do Governos exige informações como CPF e nome do supervisor do estágio, agente de integração, instituição de ensino e as informações referentes à ocupação, como número da apólice do seguro, nível do estágio e sua natureza.

8) Contratação de Aprendiz e Pessoas com Deficiência

A empresa também deve informar ao eSocial os funcionários que são aprendizes e pessoas com deficiência (PCD), assim como sua contratação e dispensa.

A plataforma possui um evento de Indicativo de contratação de PCD, onde foi criado um grupo que inclui os respectivos campos para inserção das informações. Fique atento também a esses detalhes.

9) Sistema de Folha

Assim como nas rubricas, é necessário verificar todo o sistema de folha de pagamento.

Após essa verificação, alimente todos os novos campos que foram criados por exigência do eSocial como, por exemplo, novos campos no cadastro da empresa, dos trabalhadores, lotações tributárias, processos jurídicos e administrativos, entre outros.

10) Processos Judiciais e Administrativos

Analisar juntamente com o jurídico se o RH/DP já possuem todos os processos cadastrados em sua base para serem transmitidos para o eSocial.

Outra dica que deixo é que continuem acompanhando as possíveis alterações que o Governo Federal por ventura venha implementar.

E para os órgão públicos que estão no quarto grupo, e entram na obrigatoriedade em julho de 2021, a recomendação é que comecem desde já as possíveis mudanças de processo, cultura e o saneamento de dados das empresas e de seus trabalhadores.

Precisa de ajuda para implantação do E-social? Entre em contato clicando no botão abaixo:

QUERO MAIS INFORMAÇÕES