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O que é eSocial?
O eSocial é a nova obrigação acessória que todas as empresas e órgãos públicos terão que cumprir para gerar informações à Receita Federal, Previdência Social, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal sobre todas as relações onerosas de trabalho.
Quando entra em vigor?
A Portaria Conjunta MTP/RFB/ME nº 2, de 19 de abril de 2022, prorroga o cronograma de implantação do eSocial para o grupo 4 – Órgãos públicos, organizações internacionais e Outras Instituições Extraterritoriais, em relação as fases 3 (Folha de Pagamento) e 4 (SST).
De acordo com a referida Portaria, as alterações são as seguintes:
a) As informações constantes dos eventos da 3ª fase (Folha de Pagamento) devem ser enviadas a partir das oito horas de 22 de agosto de 2022, referentes aos fatos ocorridos a partir de 1º de agosto de 2022;
b) As informações constantes dos eventos da 4ª fase (SST) devem ser enviadas a partir das oito horas de 1º de janeiro de 2023, referentes aos fatos ocorridos a partir dessa data.
O que fazer? Por onde começar?
Para que fiquem atentos ao prazos, elaboramos esse artigo com cinco etapas que ajudarão você e sua equipe a dar os primeiros passos rumo a implantação do eSocial.
5 PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO
1º Passo – Conscientização
Promover a conscientização da necessidade de mudança por parte de todos os envolvidos no processo, a começar pelos Gestores, pois estes precisarão “comprar a ideia” e autorizar os ajustes previstos e necessários. Como? Realize palestras convidando os líderes dos setores envolvidos. No portal do eSocial está disponível uma apresentação padrão que pode ser utilizada. Este é um momento oportuno para lembrar sobre as penalidades/multas que o Órgão está sujeito em caso de descumprimento da legislação.
2º Passo – Diagnóstico: Auditoria Trabalhista/Previdenciária
Diagnosticar, através de um trabalho de auditoria interna, se o órgão está cumprindo a legislação e se as rotinas internas estão sendo condizentes com o que será exigido no eSocial. Será necessário analisar cada uma das rotinas e procedimentos relacionados com o eSocial e como são elaborados atualmente, da admissão ao desligamento, afim de saber se atende às exigências. Caso estas rotinas estejam em desacordo com a exigência, ajustá-las imediatamente.
3º Passo – Criação de Comissão Multisetorial
Especialistas têm recomendado a criação de uma comissão/equipe que liderará os trabalhos “pré-eSocial”. Este grupo deverá ser composto por, pelo menos, um membro de cada setor responsável pela geração de dados ou informações que serão posteriormente enviadas ao eSocial por haver vários setores envolvidos, sugere-se que haja pelo menos dois responsáveis técnicos (líderes) pela Comissão, sendo, preferencialmente, o responsável pelo setor de Recursos Humanos/Departamento Pessoal e o responsável pelo setor de Contabilidade. É recomendável ainda que haja a figura de um Diretor da Comissão. Este não realizará trabalhos de cunho técnico, mas sim de articulação junto aos Gestores, afim de obter autorização para realização dos ajustes necessários.
Alguns setores envolvidos no processo:
Recursos Humanos;
Departamento Pessoal
Folha de Pagamento;
Medicina e Segurança no Trabalho;
Compras; - Contabilidade;
Fiscal; - Finanças;
Informática – TI;
Gestão de Contratos e Terceirização.
4º Passo – Elaborar um Plano de Ação
A Comissão composta pelos setores envolvidos, deverá criar um plano de ação. Sugerimos uma ferramenta administrativa chamada “5W2H”, veja: What – O que será feito (etapas) Why – Porque será feito (justificativas) Where – Onde será feito (local) When – Quando será feito (tempo, prazo) Who – Por quem será feito (responsável do setor que fará) How – Como será feito (método) How much – Quanto custará (custo da ação).
Elabore um projeto para cada evento do eSocial, onde em cada um dos eventos seja aplicado o processo “5W2H”, que não necessariamente deve seguir a ordem apresentada, podendo ser adaptado para maior eficiência do processo. O Plano de Ação pode ser desenvolvido por um, ou pelos dois líderes da Comissão, mas deve ser apresentado de forma clara para todos os membros da Comissão. Reuniões periódicas devem ser realizadas para acompanhamento de cada projeto. Faça o download das tabelas de eventos, bem como outros documentos de leitura obrigatória para o desenvolvimento do Plano de Ação, no portal do eSocial em www.esocial.gov.br/Leiautes.aspx
5º Passo – Programa permanente de capacitação e treinamento
Programa permanente de capacitação e treinamento São vários setores e muitos profissionais envolvidos neste processo. Cada um gerando dados que resultarão em informações para ser enviadas ao eSocial. É fundamental que estes profissionais estejam atualizados em suas áreas, conhecendo a legislação, os prazos, etc. A Comissão deve promover eventos de capacitação e atualização, podendo ser palestras, workshop, cursos, etc. Para isso o órgão poderá contratar empresas especializadas em capacitação ou designar um funcionário (preferencialmente um dos líderes) para pesquisar, ler, conhecer a matéria e ser o “agente multiplicador” do conhecimento para os membros da Comissão.
Considerações No eSocial diversos são os documentos a serem observados, normas, leis e prazos a serem seguidos, por isso é importante se manter atualizado quantos às regras para evitar que multas recaiam aos gestores Seu município precisa implantar o eSocial? Entre em contato agora mesmo que iremos passar todas as informações necessárias.
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